Dokumenty

Regulamin najmu

Wersja 1.0 · obowiązuje od 26 października 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne i definicje

1. Regulamin określa zasady najmu urządzeń za pośrednictwem serwisu internetowego wynajem.ai (dalej: Serwis).
2. Wynajmującym jest Dawid Paweł Majewski, prowadzący działalność gospodarczą pod marką Poznaj [AI], adres: ul. Młynarska 8/12, 01-194 Warszawa, NIP 8262063968, REGON 528159588, e-mail: kontakt@poznaj.ai, tel. 502 907 183.
3. Punkt odbioru i zwrotu urządzeń: ul. Młynarska 8/12, 01-194 Warszawa (po wcześniejszym umówieniu terminu).
4. Definicje:
   • Najemca - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która zawiera z Wynajmującym umowę najmu.
   • Konsument - Najemca będący osobą fizyczną, który zawiera umowę niezwiązaną bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego).
   • Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która zawiera umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego). Postanowienia Regulaminu dotyczące Konsumentów stosuje się do niej odpowiednio w zakresie przewidzianym przepisami.
   • Urządzenie - sprzęt opisany w Serwisie wraz z akcesoriami i opakowaniem wymienionymi w potwierdzeniu najmu.
   • Tydzień najmu - 7 kolejnych dni kalendarzowych; najmniejsza jednostka rozliczeniowa najmu.
   • Formularz - formularz rezerwacji dostępny w Serwisie.
   • Proforma - dokument z wyliczeniem czynszu, kaucji i opłat dodatkowych, wysyłany Najemcy przed wydaniem Urządzenia.
   • Kaucja - zwrotna kwota zabezpieczająca roszczenia Wynajmującego z umowy najmu.
   • Pakiet Spokój - odpłatna, opcjonalna usługa Wynajmującego ograniczająca odpowiedzialność Najemcy za przypadkowe uszkodzenie Urządzenia, opisana w § 10. Pakiet Spokój nie jest umową ubezpieczenia.
   • Wartość odtworzeniowa - cena zakupu nowego Urządzenia tego samego modelu, wskazana w Załączniku 1.
5. Do korzystania z Serwisu potrzebujesz urządzenia z dostępem do internetu, aktualnej przeglądarki z włączoną obsługą JavaScript oraz adresu e-mail. Zakazane jest dostarczanie przez Najemcę treści o charakterze bezprawnym.

§ 2. Zawarcie umowy najmu

1. Rezerwację składasz przez Formularz, podając: Urządzenie, planowany termin rozpoczęcia, liczbę tygodni, sposób odbioru, dane kontaktowe, a w przypadku firmy dane do faktury. Złożenie Formularza nie jest zawarciem umowy.
2. Wynajmujący w ciągu 1 dnia roboczego potwierdza dostępność Urządzenia w wybranym terminie i przesyła Proformę na podany adres e-mail albo proponuje inny termin.
3. Umowa najmu zostaje zawarta z chwilą wysłania przez Wynajmującego e-maila z potwierdzeniem rezerwacji i Proformą. Treść umowy stanowią: potwierdzenie, Proforma i niniejszy Regulamin, utrwalone na trwałym nośniku (e-mail z załącznikami).
4. Termin płatności Proformy wynosi 2 dni robocze. Brak wpłaty w tym terminie oznacza anulowanie rezerwacji bez dodatkowych kosztów dla żadnej ze stron.
5. Wynajmujący może odmówić zawarcia umowy, w szczególności gdy dane w Formularzu są niepełne lub budzą uzasadnione wątpliwości co do tożsamości Najemcy.

§ 3. Okres najmu

1. Najem zawiera się na 1 lub więcej pełnych Tygodni najmu.
2. Okres najmu liczy się od dnia odbioru osobistego albo od dnia doręczenia przesyłki kurierskiej do Najemcy.
3. Najemca zwraca Urządzenie najpóźniej w ostatnim dniu okresu najmu: osobiście w punkcie odbioru albo przez nadanie przesyłki zwrotnej. O zachowaniu terminu decyduje data nadania przesyłki.
4. Przedłużenie najmu o kolejne Tygodnie wymaga zgody Wynajmującego wyrażonej e-mailem i jest możliwe, gdy Urządzenie nie zostało zarezerwowane przez innego Najemcę. Za przedłużenie obowiązuje cena z Załącznika 1.

§ 4. Ceny i płatności

1. Ceny podane w Serwisie i w Załączniku 1 są cenami brutto w złotych polskich, zawierają podatek VAT (23%) i dotyczą jednego Tygodnia najmu jednego Urządzenia. Kaucja nie stanowi wynagrodzenia i nie podlega VAT.
2. Przesyłka kurierska kosztuje 49 zł za jedną przesyłkę w obie strony (wysyłka do Najemcy oraz etykieta na przesyłkę zwrotną). Odbiór osobisty jest bezpłatny.
3. Pakiet Spokój jest płatny dodatkowo, zgodnie z Załącznikiem 1.
4. Najemca płaci czynsz, opłaty dodatkowe i Kaucję z góry, przelewem na rachunek wskazany w Proformie. Przelew powinien pochodzić z rachunku Najemcy lub firmy wskazanej w Formularzu. Przy odbiorze osobistym strony mogą uzgodnić płatność kartą lub gotówką.
5. Po zaksięgowaniu wpłaty Wynajmujący wystawia fakturę VAT na dane podane w Formularzu.
6. Koszty usług dodatkowych świadczonych przez producentów Urządzeń (np. pakiety minut tłumaczenia rozmów telefonicznych w Vasco Translator Q1, płatne plany transkrypcji Plaud) ponosi Najemca, jeżeli z nich korzysta.

§ 5. Kaucja

1. Wysokość Kaucji dla każdego Urządzenia określa Załącznik 1. Dla przedsiębiorców z umową ramową Wynajmujący może obniżyć lub znieść Kaucję.
2. Wynajmujący zwraca Kaucję w terminie do 3 dni roboczych od dnia zwrotu kompletnego i sprawnego Urządzenia, na rachunek, z którego wpłynęła.
3. Wynajmujący może potrącić z Kaucji wyłącznie wymagalne i udokumentowane należności z umowy najmu: opłatę za opóźnienie (§ 8 ust. 4), koszt naprawy lub brakujących akcesoriów (§ 9). Wynajmujący przesyła Najemcy pisemne rozliczenie z kosztorysem lub fakturą serwisu i zwraca pozostałą część Kaucji.
4. Kaucja nie ogranicza odpowiedzialności Najemcy, gdy szkoda przekracza jej wysokość.

§ 6. Wydanie urządzenia

1. Wynajmujący wydaje Urządzenie sprawne, naładowane, z aktualnym oprogramowaniem i przywróconymi ustawieniami fabrycznymi.
2. Odbiór osobisty: Najemca okazuje dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport lub mDowód) w celu potwierdzenia, że jest osobą wskazaną w Formularzu. Wynajmujący nie kopiuje ani nie zatrzymuje dokumentu; zapisuje imię, nazwisko i numer dokumentu. Strony podpisują protokół wydania z numerem seryjnym, listą akcesoriów i opisem stanu Urządzenia.
3. Przesyłka kurierska: Wynajmujący nadaje przesyłkę w ciągu 3 dni roboczych od zaksięgowania pełnej wpłaty z Proformy, na adres na terytorium Polski podany w Formularzu. Do przesyłki dołącza protokół wydania, zdjęcia stanu Urządzenia i etykietę zwrotną.
4. Najemca sprawdza Urządzenie po odbiorze i zgłasza e-mailem wady lub braki w ciągu 24 godzin od doręczenia. Brak zgłoszenia oznacza potwierdzenie, że Urządzenie jest sprawne i kompletne, chyba że wada była ukryta.
5. Jeżeli Wynajmujący nie może wydać Urządzenia w uzgodnionym terminie, niezwłocznie informuje Najemcę i proponuje inny termin albo zwraca całą wpłatę.

§ 7. Korzystanie z urządzenia

1. Najemca korzysta z Urządzenia zgodnie z jego przeznaczeniem i instrukcją producenta, dba o nie i chroni przed utratą, kradzieżą, zalaniem i uszkodzeniem.
2. Najemca nie może podnajmować ani oddawać Urządzenia do używania osobom trzecim bez zgody Wynajmującego. Korzystanie przez członków najbliższej rodziny lub współpracowników w obecności Najemcy nie jest oddaniem do używania.
3. Najemca nie może samodzielnie naprawiać, otwierać ani modyfikować Urządzenia, instalować nieautoryzowanego oprogramowania ani usuwać oznaczeń i numerów seryjnych.
4. Wywóz Urządzenia za granicę jest dozwolony.
5. Do niektórych Urządzeń Najemca loguje się własnym kontem u producenta (np. aplikacja Plaud, aplikacja Halliday). Za treści, nagrania i dane zapisane na swoim koncie odpowiada Najemca. Przed zwrotem Najemca usuwa swoje dane z Urządzenia i odłącza je od swojego konta. Wynajmujący po zwrocie przywraca ustawienia fabryczne.
6. Najemca nagrywający rozmowy (Plaud Note Pro, funkcje asystenta Halliday G2) odpowiada za zgodność nagrywania z prawem, w tym za poinformowanie rozmówców i przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 8. Zwrot urządzenia

1. Najemca zwraca Urządzenie kompletne, w stanie niepogorszonym ponad zwykłe zużycie, w opakowaniu, w którym je otrzymał.
2. Przy zwrocie kurierem Najemca używa etykiety zwrotnej od Wynajmującego. Jeśli Najemca wyśle Urządzenie inną drogą, ponosi ryzyko utraty lub uszkodzenia w transporcie i powinien zadeklarować wartość przesyłki równą Wartości odtworzeniowej.
3. Wynajmujący sprawdza Urządzenie w ciągu 2 dni roboczych od jego otrzymania i informuje Najemcę o wyniku.
4. Za każdą rozpoczętą dobę opóźnienia w zwrocie Najemca płaci opłatę równą 1/7 ceny Tygodnia najmu danego Urządzenia. Łączna opłata za opóźnienie nie przekroczy Wartości odtworzeniowej Urządzenia.
5. Jeżeli Najemca nie zwróci Urządzenia w terminie i nie kontaktuje się z Wynajmującym, Wynajmujący wysyła wezwanie do zwrotu na adres e-mail i numer telefonu Najemcy, wyznaczając 3 dni na zwrot.
6. Jeżeli Urządzenie nie zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od końca okresu najmu, Wynajmujący może:
   • potrącić Kaucję i obciążyć Najemcę notą na kwotę Wartości odtworzeniowej pomniejszoną o Kaucję, płatną w ciągu 7 dni;
   • złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przywłaszczenia (art. 284 Kodeksu karnego);
   • dochodzić należności na drodze sądowej, w tym w elektronicznym postępowaniu upominawczym.

§ 9. Odpowiedzialność Najemcy

1. Najemca odpowiada za utratę i uszkodzenie Urządzenia powstałe od chwili wydania do chwili zwrotu, chyba że powstały one z przyczyn, za które Najemca nie odpowiada (np. wada ukryta Urządzenia).
2. Przy uszkodzeniu Najemca pokrywa udokumentowany koszt naprawy w serwisie, najwyżej do Wartości odtworzeniowej. Za brakujące akcesoria Najemca pokrywa cenę ich zakupu.
3. Przy utracie, kradzieży lub zniszczeniu Urządzenia w stopniu wykluczającym naprawę Najemca pokrywa Wartość odtworzeniową pomniejszoną o Kaucję.
4. Zwykłe zużycie wynikające z prawidłowego używania nie obciąża Najemcy.
5. Najemca zgłasza szkodę e-mailem lub telefonicznie w ciągu 24 godzin od jej wykrycia. Kradzież lub rabunek Najemca zgłasza policji (za granicą: miejscowym organom) i przesyła Wynajmującemu potwierdzenie zgłoszenia w ciągu 48 godzin.

§ 10. Pakiet Spokój

1. Pakiet Spokój jest opcjonalną usługą Wynajmującego, którą Najemca zamawia w Formularzu na cały okres najmu. Cena za Tydzień najmu wynika z Załącznika 1.
2. Z Pakietem Spokój odpowiedzialność Najemcy za przypadkowe uszkodzenie Urządzenia (np. upadek, zalanie, pęknięcie ekranu) oraz za utratę Urządzenia w wyniku rabunku potwierdzonego zgłoszeniem na policję ogranicza się do 10% Wartości odtworzeniowej.
3. Pakiet Spokój nie obejmuje: zgubienia, kradzieży bez użycia przemocy, przywłaszczenia, szkód wyrządzonych umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa, szkód powstałych po oddaniu Urządzenia osobie trzeciej z naruszeniem § 7 ust. 2 oraz braku akcesoriów.
4. Pakiet Spokój nie jest umową ubezpieczenia, a Wynajmujący nie jest ubezpieczycielem ani agentem ubezpieczeniowym. Pakiet Spokój to umowne ograniczenie odpowiedzialności Najemcy wobec Wynajmującego.

§ 11. Odpowiedzialność Wynajmującego

1. Wynajmujący odpowiada za to, że Urządzenie w chwili wydania jest sprawne i nadaje się do umówionego użytku.
2. Jeżeli Urządzenie przestanie działać z przyczyn, za które Najemca nie odpowiada, Wynajmujący wymieni je na sprawne (jeśli ma takie dostępne) albo zwróci czynsz proporcjonalnie za dni, w których Najemca nie mógł korzystać z Urządzenia.
3. Działanie części funkcji zależy od usług producentów i operatorów (np. internet w tłumaczach Vasco, chmura i aplikacja Plaud, aplikacja Halliday). Wynajmujący nie ma wpływu na ich dostępność, zakres i warunki. Nie wyłącza to uprawnień Konsumenta wynikających z przepisów prawa.
4. Wobec przedsiębiorców niebędących Przedsiębiorcami na prawach konsumenta odpowiedzialność Wynajmującego ogranicza się do szkody rzeczywistej i do wysokości czynszu zapłaconego za dany najem.

§ 12. Reklamacje

1. Reklamacje składasz e-mailem na adres kontakt@poznaj.ai lub listownie na adres Wynajmującego. Opisz problem i podaj dane kontaktowe.
2. Wynajmujący odpowiada na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania, na trwałym nośniku.

§ 13. Odstąpienie od umowy (Konsumenci)

1. Konsument, który zawarł umowę na odległość, może od niej odstąpić bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia. Wystarczy wysłać oświadczenie przed upływem terminu, np. e-mailem lub z użyciem wzoru z Załącznika 2.
2. Jeżeli Konsument chce, aby najem rozpoczął się przed upływem terminu na odstąpienie, składa wyraźne żądanie w Formularzu. W razie odstąpienia po rozpoczęciu najmu Konsument płaci czynsz proporcjonalnie do liczby dni, w których mógł korzystać z Urządzenia, i zwraca Urządzenie najpóźniej w ciągu 14 dni od odstąpienia.
3. Wynajmujący zwraca Konsumentowi płatności (pomniejszone o należność z ust. 2) niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności. Kaucja wraca zgodnie z § 5.

§ 14. Postanowienia dla przedsiębiorców

Ten paragraf dotyczy Najemców będących przedsiębiorcami, z wyłączeniem Przedsiębiorców na prawach konsumenta.

1. Najemca może bezpłatnie zrezygnować z rezerwacji najpóźniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem najmu. Przy późniejszej rezygnacji Wynajmujący zatrzymuje 50% czynszu.
2. Opłata za opóźnienie w zwrocie wynosi 1,5/7 ceny Tygodnia najmu za każdą rozpoczętą dobę.
3. Strony mogą zawrzeć umowę ramową na najem wielu Urządzeń, z indywidualnymi cenami i zasadami Kaucji.
4. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Wynajmującego.

§ 15. Dane osobowe

Administratorem danych osobowych jest Wynajmujący. Zasady przetwarzania danych opisuje Polityka prywatności.

§ 16. Spory

1. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, m.in. z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów oraz z mediacji przed wojewódzkim inspektoratem Inspekcji Handlowej. Informacje znajdziesz na stronie uokik.gov.pl.
2. Spory z Konsumentami rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny i ustawę o prawach konsumenta.
2. Wynajmujący może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana oferty). Do umów zawartych przed zmianą stosuje się Regulamin w brzmieniu z dnia zawarcia umowy.
3. Regulamin jest dostępny bezpłatnie w Serwisie w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

Załącznik 1. Cennik, kaucje i wartości odtworzeniowe

Wszystkie kwoty zawierają VAT 23% (z wyjątkiem kaucji, która nie podlega VAT). Przesyłka kurierska w obie strony: 49 zł. Odbiór osobisty: ul. Młynarska 8/12, 01-194 Warszawa, bezpłatnie.

Załącznik 2. Wzór formularza odstąpienia od umowy